Orchestrator

Başlarken

Turkcell Global Bilgi RPA Orchestrator robotların yönetildiği, izlendiği, tanım ve yetkilendirmelerin yapıldığı bir yönetim modülüdür. Turkcell Global Bilgi RPA Orchestrator’a https://orchestrator.global-bilgi.com.tr/Home/Index linkinden ulaşabilirsiniz.

Sayfaya giriş yaptığınızda Organizasyon Adı, Kullanıcı Adı ve Şifrenizle oturum açabilir, eğer bu bilgilere sahip değilseniz “Yeni Organizasyon Oluştur” butonunu tıklayarak kayıt olabilirsiniz.

Kayıt olduktan sonra açılan ana ekranda dilerseniz Türkçe ya da İngilizce olarak dil seçimi yapabilir veya Dark Mode özelliğini kullanabilirsiniz.

Orchestrator bildirimleri ile yetkili olduğunuz tüm robot, tanım, etiket ve senaryolara ait hareketleri bildirim ekranında takip edebilirsiniz.

Bildirimlerin özelleştirilmesi için “Hesabım” sekmesindeki “Bildirim Kategorileri” alanını kullanabilirsiniz. Bu alanda robotlar dışındaki diğer kategorilerden gelen bildirimlerin kapatılıp/açılmasını sağlayabilirsiniz.

Bildirimlerin mail olarak alınmasını istiyorsanız “Bildirimler mail ile gönderilsin mi?” seçeneğini işaretleyebilirsiniz.

Bir bildirimin içerisine girip ilgili bildirim hakkında detaylı bilgiye ulaşabilir ve bildirimin “okundu” olarak işaretlenmesini sağlayabilirsiniz.

Eğer tüm bildirimleri okunduya çekmek isterseniz “Tümünü okundu olarak işaretle” butonunu kullanabilirsiniz.

Dashboard

Dashboard, robotlarınızı ve senaryolarınızı izleyebildiğiniz bir gösterge panelidir.

Sayfaya giriş yaptığınızda,

  • Aktif, hazır, meşgul ve hata alan robotlarınızı,
  • Son 7 günde başarılı task sayılarını,
  • Son 30 günde robot çalışma sayılarını,
  • Saatlik dilimde çalıştırılan senaryo sayısını,
  • Senaryo, robot çalışma sayılarını ve senaryoların çözdüğü task sayılarını görebilirsiniz.

Dashboard Senaryo Metrikleri Takibi

Başarı, hata ve kazanç odaklı olarak 3 başlıkla takip edilebilir.

Son 7 Günde Başarılı Task Sayısı: Son 7 gündeki başarılı task sayı adetlerinin özetini görebilirsiniz.

Son 30 Günde Robot Çalışma Sayısı: 30 gün içinde çalışan robotların başarılı/başarısız çalışma oranını ve üzerine geldiğinizde adetlerine ulaşabilirsiniz.

Saatlik Dilimde Çalışan Senaryo Sayısı: Saatlik dilimde çalışan senaryo sayılarına ulaşabilirsiniz.

Dashboard üzerinden ilk 5 senaryonun çalışma sayılarını, robot çalışma sayılarını ve senaryoların çözdüğü task sayılarını görebilirsiniz.

Robotlar

Robotlar sayfasına girdiğinizde, robotunuza ait detay bilgileri, aktif olup olmadığını, durumunu görebilirsiniz. İşlemler bölümünden de robotunuza kullanıcı atayabilir, senaryo eşleştirebilir, robotunuzu tetikleyebilir, durdurabilir ya da düzenle bölümünden gereken güncellemeleri yapabilirsiniz.

Not: Kullanıcı Atama ve Senaryo Eşleştirme işlemleri sadece Admin rolü için geçerlidir.

Düzenle sayfasından robotunuza ait bilgileri güncelleyebilir, robotunuzun çalışması sırasında bilgi maili veya hata aldığında hata maili göndermesini istiyorsanız, “Bilgi Maili Gönderilecek Kişiler” ve “Hata Maili Gönderilecek Kişiler” alanlarını kullanabilirsiniz. Birden fazla mail adresi yazılacaksa mail adreslerinin arasına noktalı virgül (;) eklenmelidir.

Robotonuz tasalardığınız senaryo üzerinde çalışırken Çalışma Eşik Değerini aşıyorsa ya da aşma ihtimaline karşı bilgi maili almak istiyorsanız “Çalışma Eşik Değeri” alanını kullanabilir ve dakika cinsinden süre verebilirsiniz.

Not: Düzenle sayfasında göreceğiniz alanlar kullanıcı rolüne göre değişkenlik göstermektedir.

  1. Kullanıcı Atama
  2. Senaryo Eşleştirme
  3. Tetikleme
  4. Durdurma
  5. Düzenle
  6. Ürün Anahtarını Kopyala

Senaryolar

Senaryolar sayfasına girdiğinizde, yayınladığınız senaryonuza ait detay bilgileri, aktif olup olmadığını görebilirsiniz. İşlemler bölümünden de senaryonuzun içeriğini, arşivlenmiş versiyonlarını görebilir, kullanıcı atabilir, dosya ekleyebilirsiniz. Dashboard butonunu tıkladığınızda ise senaryonuzda kullandığınız aktivite detaylarını ve başarılı çözülen task sayılarını görebilir, düzenle bölümünden gereken güncellemeleri yapabilir ya da senaryonuzu silebilirsiniz.

  1. Senaryo İçeriği
  2. Arşivlenmiş Versiyonlar
  3. Kullanıcı Atama
  4. Dosyalar
  5. Dashboard
  6. Düzenle
  7. Sil

Finansal Dashboard ekranlarında görünen faydaların hesaplanması için senaryonun “Düzenle” alanındaki veriler oldukça kritiktir. Bu alandaki veriler üzerinden hesaplamalar yapılmaktadır.

Tahmini Günlük işlem adedi; Senaryosu yapılan işin tahmini olarak günlük kaç adet geldiği rakamdır. Ayda 1 defa ya da haftada 1 defa çalışacak olan senaryolarda 30 gün üzerinden günlük kullanımı hesaplanıp yazılmalıdır.

Örneğin; ayda 1 defa çalışan bir iş için 1/30 işlemi ile 0,03 olarak veri girişi yapılmalıdır.

Bir işlem için geçen süre (sn); Senaryosu yapılan işin bir insan ile yapılması durumunda kaç saniye süreceğinin yazılacağı alandır. Ayda 1 defa yapılan bir iş için sürenin bölünmesine gerek bulunmuyor. Tahmini işlem adedi zaten bölündüğü için süre 1 işlem için olmalıdır.

1 dakika maliyeti; Bu alanda yapılan senaryodaki işin 1 dakikası için geçen maliyet bilgisi yer almalıdır.

Set Scenario Number Of Run aktivitesi; Her senaryonun bir işlemi bitirip diğer işleme geçeceği adımına Set Scenario Number Of Run aktivitesi eklenmesi kritiktir. Bu aktivite robotun kaç işlem yaptığını tespit eder ve hesaplamalarımızda bu veriyi kullanırız.

Metotlar

Metotlar sayfasına girdiğinizde, Create Method üzerinden oluşturduğunuz ve yayınlandığınız şablonlara ait detay bilgileri, aktif olup olmadığını görebilirsiniz. İşlemler bölümünden de oluşturduğunuz metodun içeriğini, arşivlenmiş versiyonlarını görebilir, kullanıcı atayabilir, dosya ekleyebilir, düzenle bölümünden metodu güncelleyebilir ya da silebilirsiniz.

  1. Metot İçeriği
  2. Arşivlenmiş Versiyonlar
  3. Kullanıcı Ata
  4. Dosyalar
  5. Düzenle
  6. Sil

Kullanıcılar

Kullanıcılar sayfasına girdiğinizde, kullanıcı bilgilerinizi görebilir, yetkiniz dahilinde yeni kullanıcı tanımlayabilir ve işlemler bölümünden de kullanıcıyı düzenleyebilir ya da silebilirsiniz.

Studio Alarm Özelliği

Kullanıcıların studio üzerinden yaptığı tetikleme hareketlerini takip etmek için kullanılır. Yeni kullanıcılar için varsayılan “Studio Run Eşik Değeri“ 100’dür ve bu değer ihtiyaca göre değiştirilebilir. Mail bilgilendirmesi için de “Studio Hareketleri Alarm Durumu” ve “Bilgi Maillerini Alacak Mı?” seçeneklerinin işaretli olması gerekmektedir.

  1. Düzenle
  2. Sil

Etiketler

Etiketler sayfasına girdiğinizde, tanımlı olan etiketleri görebilir, yeni etiket tanımla sayfasından etiket oluşturabilirsiniz. İşlemler bölümünden de oluşturduğunuz etikete robot ve kullanıcı atayabilir, düzenleyebilir ya da silebilirsiniz.

Not: Yeni etiket tanımlama yetkisi sadece Admin rolünde bulunmaktadır.

  1. Senaryo Ata
  2. Kullanıcı Ata
  3. Düzenle
  4. Sil

Tanımlar

Tanımlar sayfasına girdiğinizde, oluşturulan tanım isimlerini görebilir, Yeni Tanım butonu ile yeni tanım ekleyebilirsiniz. Ayrıca, işlemler bölümünden oluşturduğunuz tanıma kullanıcı atayabilir, düzenleyebilir ya da silebilirsiniz.

Not: Kullanıcı atama işlemleri sadece Admin rolü için geçerlidir.

Oluşturduğunuz bu tanımları (email, kullanıcı adı, şifre gibi.) Get Definition aktivitesiyle studio ortamında çalıştırıp değişkenlere aktarabilir ve kriptolu olarak senaryolarınızda kullanabilirsiniz.

Oluşturduğunuz tanım üzerinde bir değişiklik ihtiyacı olursa, sadece tanımlar sayfasında güncelleme yapılması yeterli olacaktır. Senaryo üzerinde tekrar bir değişiklik yapılmasına gerek bulunmamaktadır.

Not: Get Defination aktivitesinin “Name” satırına yazılacak tanım ismi ile orchestratorda oluşturduğunuz tanım ismi aynı olmalıdır.

  1. Kullanıcı Ata
  2. Düzenle
  3. Sil

Kuyruklar

Kuyruk yapısı, robotlar tarafından işlenmesini istediğiniz öğelerin listesidir. Bu öğeleri herhangi bir veri sınırı olmadan orchestrator ekranında görüntüleyebilecek şekilde depolayabilirsiniz.

Kuyruk yapısı ile öğe detaylarını görüntüleyerek senaryolarınızın takibini yapıp, birden çok robot ile data yönetimi işlemi yapabilirsiniz. Kuyruğa eklenen öğeler birden fazla robot ile aynı anda çekilip işlenebilir.

Orchestrator ana sayfasında bulunan Kuyruklar sekmesine tıkladığınızda yetkili olduğunuz kuyrukları görüntüleyebilirsiniz. Bu ekrandan; yeni kuyruk oluşturma, kuyruk öğelerini görüntüleme, kuyruğu düzenleme, kuyruk öğelerini excel dosyası yükleyerek manuel ekleme ve kuyruk silme işlemlerini yapabilirsiniz.

 

Yeni Kuyruk Oluştur butonuna tıkladığınızda açılan sayfada; kuyruk adı girilmesi ve kuyruğa etiket ataması yapılması gerekmektedir. Etiket ataması sayesinde yalnızca yetkinizin olduğu kuyrukları görebilirsiniz. Dilerseniz kuyruk açıklaması da ekleyebilirsiniz. Bu açıklama Kuyruklar sekmesine tıkladığınızda, kuyruklar tablosunda görünmektedir.

Not: Kuyruk ismi belirlerken, daha önce oluşturulmuş var olan bir kuyruk ismi veremezsiniz. Farklı bir isimle oluşturmanız gerekmektedir.

Otomatik tekrar deneme seçeneğini işaretlediğinizde, tekrar deneme sayısını girmeniz gerekmektedir. Bu seçeneği işaretlediğinizde; hata alan ‘Failed’ statüsüne güncellenmiş öğeyi, ‘tekrar deneme sayısı’ kaç olarak girdiyseniz o kadar kez tekrardan ‘New’ statüsünde sırayla kuyruğa ekler. Öğenin kaçıncı kez denendiği bilgisi, kuyruk öğelerini görüntülediğinizde açılan kuyruk öğeleri tablosunun ‘Hata Sayısı’ kolonunda bulunmaktadır.

Var olan kuyruğun öğelerini görmek için ‘Kuyruk Öğelerini Görüntüle’ butonunu tıklayabilirsiniz.

Buradan kuyruk öğelerinin tüm detaylarını görüntüleyebilirsiniz. Öğe referansı, öğeyi ekleyen veya işleyen robot kullanıcısı, öğenin önceliği (priority’si), kuyruğa eklenme zamanı, öğenin senaryoda hangi saatte işleme alındığı, hangi saatte bittiği bilgisi, öğeyi oluşturan kullanıcı, öğenin durumu ve aynı öğenin kaçıncı defa çalıştırıldığı bilgileri yer almaktadır. Sol üstte bulunan Export Excel butonu ile Kuyruk raporunu ‘Excel’ formatında indirip inceleyebilirsiniz.

Öğelerin sağ tarafında bulunan İşlemler kolonundan; Öğe görüntüleme, Öğe Düzenleme ve Öğe Sil işlemlerini yapabilirsiniz.

Öğe görüntüleme yaptığınızda öğenin tüm detayları ve varsa hata mesajını görebilirsiniz.

Öğe Düzenleme işlemi ile öğenin statüsünü (durumunu) ve önceliğini (priority) manuel değiştirebilirsiniz. Öğe sil işlemi ile öğeyi silerek ‘Deleted’ statüsüne getirebilirsiniz. ‘Tüm Öğeleri Sil’ butonunu ile tüm öğeleri kolay bir şekilde otomatik olarak silmek de mümkündür.

Raporlar

Raporlar sayfasına girdiğinizde, senaryo ve robotlarınıza ait detaylı raporlara ulaşabilirsiniz.

Finansal Fayda

Orchestrator ekranları üzerinden yetkisi olan kullanıcılar sol menüdeki Finansal Fayda sekmesinden dashboard alanına ulaşabilirler. Dashboard ekranına ulaştığımızda default olarak veriler boş gelmektedir.

Ekranın üst kısmında yer alan alandan görmek istediğiniz verilerin tarih aralığını, etiket alanından da oluşturduğunuz etiketleri seçebilirsiniz. Birden fazla etiket seçme özelliği bulunmaktadır.

Yapılan seçim kriterlerine göre aşağıdaki veriler gelmektedir. Bu verilerin formülleri;

Finansal Tasarruf: (1 DK maliyeti / 60 sn ) * Bir işlem için geçen tahmini (Fizibilite metriklerinde yazan)  süre (sn) * Başarılı İşlem Adeti (Robotun çözdüğü task sayısı)

Süre Tasarrufu; çözülen task sayısı (Robotun çözdüğü task sayısı) *tahmini bir işlem için geçen süre (Fizibilite metriklerinde yazan)

Robot Verimlilik; Hedef işlem adedi: (Filitrelenen gün sayısı (Sayfada seçilen bitiş tarihi-başlangıç tarihi+1) *tahmini günlük işlem adeti (Fizibilite metriklerinde yazan)

Robotun (filitrelenen gün aralığında) çözdüğü task sayısı/ Hedef işlem adedi

Robot Üretim; Robotun çalışma süresinin saat cinsinden gösterimi.

Senaryo sayısı; Girilen kriterlere uygun senaryolardan çalışıp finansal tasarruf sağlayan senaryo sayısıdır. Task çözmeyen senaryolar dahil değildir.

Robot sayısı; Bu senaryoların üzerinde koştuğu robot sayısıdır. Bu faydayı kaç robot ile yaptığımızı görebiliriz.

Başarılı işlem sayısı; Seçilen kriterlere uygun senaryoların bitirdiği başarılı task sayısıdır.

Etiket; Filitrede kaç etikete ait verilerin olduğu bilgisidir. Alt etiketlerde sayıya eklenmektedir.

Grafik alanına baktığımızda Süre tasarrufu ve finansal tasarruf olarak 2 ayrı gösterim vardır.

Süre tasarrufu; Seçilen tarih aralığındaki haftalara göre gösterim yapılmıştır. Tarih aralığındaki haftaları görüyoruz.

Senaryo sayının fazla olması nedeniyle haftaya ait en fazla süre tasarrufu sağlatan TOP5 senaryo gösterilmiştir. Tümünü göster alanından tüm senaryoların detaylarına ulaşabiliriz.

Finansal tasarruf; Pasta gösteriminde finansal tasarruf alanımız seçilen kriterlere ait en fazla finansal tasarruf sağlayan TOP5 senaryoyu göstermektedir. Gene tümünü göster butonu ile diğer senaryoları görebiliriz.

Not: Bu 2 gösterimdeki veriler farklı raporlardan beslenmektedir. Süre tasarrufu yüksek olan bir senaryonun Finansal tasarrufu düşük olup TOP5’ e giremeyebilir bu nedenle bu gösterimdeki renklerin birbirleri ile bir iletişimi yoktur. 2 tablo ayrı ayrı değerlendirilmelidir.

Tetiklenen İşler

Tetiklenen İşler sayfasından, sahibi olduğunuz ve yetkiniz dahilindeki robotlarınızı anlık, ileri tarihli ya da periyodik olarak tetikleyebilir, planlamasını, takibi ve yönetimini yapabilirsiniz. Yapılan anlık, ileri tarihli ya da periyodik tetiklemeleriniz aşağıdaki sayfada listeleniyor olacaktır.

Tetiklenen işler sayfasıyla ilgili detaylı açıklamalar aşağıdaki gibidir.

“Yeni Tetikleme Ekle” butonu tıkladıktan sonra yeni bir tetikleme oluşturabilmek için sayfa açılacaktır. Bu sayfada Senaryo ve Robot, Tetikleme Detayları ve Tek Seferlik Tetikleme sekmeleri görülecektir. Robotunuzla eşleştirilmiş olan senaryoları görebilmek için de “Tetiklenecek Robotlar” alanına robotunuzun adını yazmanız gerekmektedir. Aksi takdirde, tetiklemek istediğiniz senaryolar görülmeyecektir.

Not: “Tetiklenecek Robotlar” alanında robot isimleri gözükmüyorsa Robotlar sayfasına girilir ve Düzenle alanından robot tipi RPA seçilmelidir.

Tetikleme işlemlerini etikete bağlı robotlara da yaptırabilirsiniz. Etiket ile tetikleme yapmak için o etikette yetkili olunması gerekmektedir.
Etikete bağlı tüm robotlardaki ortak senaryolar etiket bazlı tetikleme sayfasında listelenmektedir.
“Robot Sayısı” satırına yazılan adet sayı kadar robot çalışacaktır. Çalışacak robotlar sadece açık olan robotlar olacaktır.

1- Senaryo ve Robot Sekmesi: Burada öncelikle tetiklenecek robotlar alanından robot seçimi yapılır ve sonrasıda seçilen robota atanmış ve kullanıcısı olarak atandığınız senaryolar listelenir. Bu alanda robot ve senaryo seçimi yapabilirsiniz.

2- Tetikleme Detayları Sekmesi: Tetikleme Detayları sekmesi ile ilgili detaylı açıklamalar aşağıdaki gibidir.

Robotunuzu periyodik olarak tetiklemek için dakika, saat, gün, hafta ve ay bilgisi seçerek planlamayı yapabilirsiniz. Seçilen planın özetini “Tetiklenme Periyodu Göster” butonunu tıklayarak görebilir, uygun olması durumunda “Periyodik Tetikle” butonunu tıklayarak işlemi tamamlayabilirsiniz.

Mevcut zamanlanmış görevlere ek olarak Cron Expression alanından yani Cron sekmesinden istediğiniz formatta bir cron oluşturabilir ve robotunuzun farklı planlarda çalışmasını sağlayabilirsiniz.

Örnek Formatlar;

*/4 * * * * Her 4 Dakika

0 * 20 7 * Her saat, ayın 20. günü, sadece Temmuz için

0 8 1 */3 * Saat 08:00, ayın 1. günü, 3 ayda bir

*/10,15,20 * * * * Her 10,15,20 dakikada bir

Aşağıdaki web sitelerinden örnek cron oluşturabilirsiniz ve robotunuza aynı anda birden fazla saniye, dakika, saat, gün için tetikleme yapabilirsiniz.

https://www.hostinger.web.tr/rehberler/cron-job/

https://crontab.cronhub.io/

https://www.freeformatter.com/cron-expression-generator-quartz.html

3- Tek Seferlik Tetikleme Sekmesi: Bu sekmeden Tarihsiz Şu An Tetikleme ve İleri Tarihli Tetikleme işlemleri yapabilirsiniz. Anlık ya da ileri tarihli tetikleme de yapılmış olsa Tetikleme Detayları sekmesinden “Tetikleme Adı” mutlaka yazılmalıdır.

Dijital Çalışanlarınız olsun ister misiniz?